4 Langkah Konkret Membuat Skala Prioritas Dalam Bekerja

Membuat skala prioritas pekerjaan akan membantu
Anda dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu, melakukan pekerjaan jadi
lebih menyenangkan dan Anda terbebas dari hutang waktu akibat menunda-nunda
pekerjaan.
Skala prioritas sering
dikaitkan dengan pemenuhan kebutuhan, namun dalam pekerjaan juga erat
kaitannya, urutannya dimulai dari pekerjaan terpenting & mendesak hingga
yang pekerjaan yang bisa ditunda alais tidak mendesak.
Seorang teman kerja
saya pernah bertanya seperti ini kepada
saya: “kenapa ya bang pekerjaan yang saya lakukan terasa
sangat melelahkan, seolah tak ada habisnya dan bikin saya stres? Herannya lagi,
sambungnya, hasilnya kok segitu-segitu aja, padahal udah kerja maksimal?”
Kemudian saya jawab begini: “menurut pengamatan saya, hal itu terjadi akibat kita sering
multitasking atau mengerjakan banyak pekerjaan dalam satu waktu”. Ketemu klien, sambil angkat telp, baru selesai telp
adalagi panggilan dari atasan untuk membuat surat, jadinya gak tuntas-tuntas.
Pekerjaan yang kita
lakukan emang banyak, sayangnya hampir semua gak selesai, itulah sebabnya kenapa pekerjaan kita tampak selalu menumpuk dan terkesan menunda untuk besok dan besoknya lagi, selalu begitu
setiap hari.
Sekarang saya mau tanya sama Anda.
Iya, Anda yang lagi baca,
emang siap lagi selain Anda… apakah Anda juga mengalami hal yang sama seperti
teman saya tadi?
Saya harap itu tidak terjadi
pada Anda, semoga!
Sayangnya hal ini hampir
melanda semua pekerja kantoran, di kejar-kejar dateline, pekerjaan makin
numpuk, ujungnya lembur dan ujungnya lagi bosen kerja dan pengen jadi bos biar
lebih santai, tinggal perintah. Mimpi kali ye…
Dari jawaban yang saya sampaikan diatas, dapat kita simpulkan bahwa
dalam hidup pasti ada hal penting, lebih penting dan paling penting, tentu ada
juga yang tidak penting.
Sayangnya lagi, kita banyak terjerumus dalam lingkaran hal-hal yang tidak penting. Hal itu sangat kompleks dan
meliputi berbagi aspek seperti manajemen waktu, tenaga dan uang.
Agar pekerjaan kita
tampak hasilnya, mulai saat ini kita harus mulai belajar menyelesaikan
pekerjaan yang paling penting. Termasuk dalam hal menggunakan uang, waktu dan tenaga
guna memenuhi kebutuhan paling penting dalam hidup kita.
Sambil duduk manis,
kita angkat cangkir kopi, sekalian kita belajar cara menentukan skala prioritas pekerjaan hari ini,
mulailah dengan menjawab beberapa pernyataan dibawah ini:
image by Pixabay.com

1.Ketahui kapan batas waktu pekerjaan tersebut harus
diselesaikan?

 
Sebut saja 4 pekerjaan
(A, B, C, D) harus selesai hari ini, tentu yang wajib diselesaikan 4 pekerjaan
tadi sesuai urutannya.
Jika ada pekerjaan
tambahan lain dari Bos, maka lakukan setelah 4 pekerjaan utama selesai.
Seandainya tidak
memungkinkan diselesaikan pekerjaan tambahan dari Bos, tidak ada salahnya
meminta bantuan dari rekan kerja. Dengan begitu kita kita tidak merasa
terbebani.
Agar anda tidak dikejar-kejar hutang pekerjaan yang tertunda, kerjakan satu
pekerjaan hingga tuntas, setelah itu baru mengerjakan yang lain.
Akan jauh lebih baik terkesan lamban namun semua pekerjaan tuntas, dari
pada semuanya dikerjakan tetapi tidak ada pekerjaan yang selesai, sehingga
harus mengulang kembali setiap pekerjaan yang tertunda.

2.Apakah pekerjaan tersebut berhubungan dengan orang
lain?

 
Sebut saja pekerjaan
ini berhubungan dengan orang lain misalnya janji dengan klien, presentasi
dengan klien, tentu itu semua tergolong pekerjaan paling penting.
Untuk itu, persiapkan
diri Anda dengan baik sebelum bertemu klien, atau presentasi, jika perlu datang
lebih awal.
Dalam sebuah bisnis, klien adalah Raja, sehingga Anda wajib memprioritaskan
mereka jika ingin bisnis terus tumbuh. Service atau layanan Anda adalah hal
utama yang wajib dijaga, jika tidak Anda akan membuang kesempatan tersebut.

3.Apakah Pekerjaan itu berhubungan dengan “Perasaan” Anda?

Dalam hal ini, kita harus memperhatikan pekerjaan atau hal apa saja yang
berhubungan dengan perasaan kita. Bisa jadi pekerjaan atau mungkin sesuatu yang
membenani diri Anda.
Bisa saja Anda telah memiliki banyak hutang, maksud saya hutang pekerjaan.
Pekerjaan yang selalu tertunda ibaratkan hutang, dalam hal ini kita
berhutang banyak waktu, terlebih untuk menyelesaikan pekerjaan kita.
Gunakan perasaaan Anda untuk mendeteksi mana pekerjaan yang paling menjadi
beban, maka selesaikan itu terlebih dahulu.

4.Bagaimana Memisahkan antara Pekerjaan Anda dengan Bisnis sampingan atau urusan
keluarga?

Ada kalanya dimana kita harus
membuat keputusan, terutama untuk hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan
utama, pekerjaan/bisnis sampingan atau urusan keluarga.
Jika saya bertanya begini, “bagaimana
jika ada anggota keluarga yang sakit, mana yang harus didahulukan, pekerjaan
atau keluarga?” apa jawaban Anda?
Binggung nggak jawabnya, mana
yang harus didahulukan?
Diwaktu yang sama, bisnis
sampingan Anda juga menunggu kehadiran Anda, jika tidak Anda akan rugi besar
karena proyek bisa jatuh ke tangan pesaing Anda.
Makin tambah pusing kan, kalau
sudah begini kira-kira Anda musti ngapain? Bingung gak?
Seharusnya Anda tak perlu
bingung, karena semakin anda bingung semakin anda tidak bisa mikir dan solusi
makin menjauh dari Anda.
Urutan benar untuk ketiga hal diatas:
(1) Pekerjaan Utama.
(2) Bisnis Sampingan.
(3) Urusan Keluarga.
Jika memang
ada keluarga yang sakit dan dalam keadaan genting, yang berurusan dengan hidup mati
seseorang, itu yang menjadi prioritas. Setelah itu selesai barulah Anda mengurus
pekerjaan utama atau bisnis Anda.
Banyak hal
bisa Anda lakukan dalam satu waktu, namun ketahuilah bahwa hal tersebut malah
mengurangi tingkat produktifitas Anda.
Jadi manakah
yang akan Anda pilih, menyelesikan 2 pekerjaan secara berurutan sampai tuntas hingga
hari berakhir atau mengerjakan 5 pekerjaan sekaligus dan hanya ada 1 pekerjaan
yang terselesaikan?

Tips Menentukan Skala Prioritas Pekerjaan

1.Buatlah
daftar pekerjaan dengan urutan Pekerjaan Terpenting – Penting – Kurang Penting
2.Masukan
daftar Pekerjaan Terpenting diurutan teratas dan lakukan di pagi hari, sisanya
lakukan setelah istirahat siang hingga hari Anda berakhir.
3.Konsisten
dengan jadwal pekerjaan yang telah Anda buat, hindari melakukan aktivitas yang memboroskan
waktu Anda percuma seperti mengakses email, sosial media, chatting dan telp.
4.Disaat
hari Anda berakhir, lakukan review semua pekerjaan Anda jika ada yang
tertinggal segera selesaikan.
5.Jangan
memaksakan diri untuk melakukan pekerjaan yang sulit seorang diri, karena hal
itu akan membuang waktu Anda percuma, mintalah bantuan kepada rekan kerja yang
bisa dipercaya.
6.Tak
perlu menunggu Anda siap dan ada waktu luang baru mengerjakan sesuatu, segera
action maka Anda pasti memiliki waktu untuk menyelesaikannya.
Sumber
Bacaan:
  1. Website
    jokosusilo.com
  2. Fanspage
    Pendidikan Karakter
  3. Pengalaman
    Pribadi
 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *